Email warm-up – một quy trình quan trọng để tăng tỷ lệ email marketing vào hộp thư đến của người nhận. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với nhà cung cấp dịch vụ email marketing và khách hàng sử dụng email để gửi thông điệp.
Địa chỉ IP và tên miền: Hai yếu tố quan trọng
Để đảm bảo email của bạn được gửi vào Inbox, ngoài việc tuân thủ các yếu tố quan trọng như khai báo đầy đủ các record cho domain (ví dụ: SPF), tiêu đề và nội dung email không chứa từ khóa gây hiểu lầm là spam, một yếu tố quan trọng khác đó là địa chỉ IP cũng phải có uy tín cao.
Đối với một địa chỉ IP mới, việc gửi email sẽ không dễ dàng vào Inbox, đặc biệt đối với các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Gmail hoặc Yahoo. Do đó, nếu địa chỉ IP chưa từng gửi email trong vòng 30 ngày, quá trình “hâm nóng” (warm-up) là rất cần thiết để xây dựng uy tín cho địa chỉ IP này.
“Hâm nóng” địa chỉ IP
Quá trình “hâm nóng” địa chỉ IP là việc tăng dần khối lượng email gửi ra ngoài bằng một địa chỉ IP với kế hoạch hợp lý. Cách làm này giúp địa chỉ IP xây dựng uy tín đối với các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) vì họ sẽ coi hành động gửi email này là tự nhiên.
Nếu không “hâm nóng” địa chỉ IP đúng cách, khả năng bị các tổ chức quốc tế đưa vào danh sách đen (blacklist) là rất cao. Điều này thường xảy ra khi một địa chỉ IP mới bắt đầu gửi email với số lượng lớn. ISP sẽ nghi ngờ đó là hành động không tự nhiên và có thể đánh giá rằng địa chỉ IP này đang mang mã độc hoặc bị lợi dụng để gửi email spam ra ngoài. Để tránh tình huống này, hãy bắt đầu gửi email với một số lượng nhỏ và từ từ tăng dần. Điều này sẽ giúp người nhận email để ý đến hành động này và ghi nhận mức độ tương tác của họ với email được gửi. Nếu mức độ tương tác cao (ví dụ: trả lời email), uy tín của địa chỉ IP sẽ được củng cố.
Làm thế nào để “hâm nóng” địa chỉ IP?
Để “hâm nóng” một địa chỉ IP hoặc tên miền mới chưa từng được sử dụng để gửi email, bạn có thể thực hiện gửi email theo một lịch trình kế hoạch được gợi ý trong bảng dưới đây. Quá trình “hâm nóng” thủ công này sẽ mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự kiên nhẫn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng các email trước khi gửi để đảm bảo không có email nhiễm virus, mã độc hoặc có tính chất spam. Việc gửi email trong một ngày cũng cần phân chia thành nhiều đợt để tăng tính tự nhiên.
Thông qua quy trình “hâm nóng” địa chỉ IP, bạn có thể tăng tỷ lệ email marketing được gửi vào Inbox và đạt hiệu quả cao hơn trong chiến dịch email của mình.
Đọc thêm về Email warm-up để hiểu rõ hơn về cách tăng tỷ lệ email vào hộp thư đến và tối ưu chiến dịch email của bạn.